Referat bestyrelsesmøde 18-03-2026

HAN – bestyrelsesmøde

Onsdag, d. 18. marts, 2026

 

Til stede: Kurt Karlsen, Henrik Hansen, Marc Bischoff, Randi Sørensen, Hanne-Louise Rosenager, Poul Harald Holm, Robert Sørensen, Helge Hansen

 

DAGSORDEN:

• Overordnet:

• Godkendelse sidste referat: OK

• • INFO: 
    • Nyt fra Landsbyforum: Seneste møde – tilflytterservice. Vi sætter det på som punkt på senere bestyrelsesmøde.

• Dokumentarkiv: Kan det laves? (Punktet udskudt)

• Planlægning af GF 28/4: 

• • • Spisning 18.00 og opstart GF kl. 19.00

• Aftalen med Allan Dalager er OK.

• • • Indkaldelse og uddeling: Vi printer selv ud. PH laver dagsorden. Randi printer ud. Almsted: Kurt, Notmark: Marc, Hundslev Syd: Helge, Hundslev Nord: PH
    • Korte beretninger: Vi dropper dem – regnskab
    • Valg: Henrik, Kurt, Marc + Hanne-Louise som suppleant. Alle modtager genvalg

• Aftensmad: Vi laver suppe med flutes (Hanne-Louise køber og Randi bager). Tilmelding fredag 24/4. PH giver besked til Majbritt.

• Kaffe: Gratis

• • Borddækning: Kl. 17.15 + opvask bagefter. Folk skal IKKE have service. Vi mangler 30 dybe tallerkener (Hørup genbrug – Lillian)

• Økonomi:

• • Regnskab: 1/10 – 31/12 er blevet godkendt af revisor. I år laver vi den lille præsentation. Næste år laver vi en mere permanent opstilling af Årsregnskabet inddelt i indtægts- og udgiftsgrupper og med drift adskilt fra projekter.  
  • Status: Bank kr. 16.000 + kasse kr. 4.000 + Projektkonto kr. 4.500,- + Historisk projekt kr. 10.000. Vi mangler at få kr. 15.000 til vedligehold af huset. Vi har kr. 45.000 hos Friluftsrådet.
  • Forsikringer: Afventer færdig ”Lege- og Friluftszone”. (Punktet udskudt)

• Nyt regnskabsprogram: Programmet fra Sønderborg Teaterforening er ikke bedre end vores. Vi forsøger at optimere det, vi har.

• Budget 2026: Dette gennemarbejder vi til 2027 

• Huset:

• Navn: Skal huset have et supplerende navn, som er mere retvisende? Forslag fra PH: ”Landsbyernes Hus” – de vi allerede hedder ”HAN – de 3 landsbyer”. (Punktet udskudt)

• Indendørs arbejdsdag 2026: Kan vi bruge det til oprydning, småprojekter, maling og hovedrengøring? Ansvarlige er Helge, Robert og Kurt. Vi venter til efteråret. Gruppen melder ud inden juni, så det kan komme med i efterårskataloget.

• • Vedligehold: Status (Kurt) – Vi har ikke Peter som kontaktperson mere. Vi skal nu melde ind via en app.
    • Oppudsning af trappen: Gøres af Ken Olav Aebeloe
    • Brud på vindue på 1. sal.
    • 4 forskellige låse i skabene i krea-lokalet
    • Udskiftning af resten af vinduerne i huset – skal tages med Lars Andersen, som har ansvaret for de store vedligeholdelsesopgaver
  • Sikkerhed: Røgalarmer og pulverslukker + evakueringsinstrukser (jf. brugeraftalen). Vi inviterer Brand og Red ud (PH og Kurt) så vi kan få lavet en sikkerhedsplan med evakueringsplan, årligt tjek osv.
  • Lokaler: 
    • Klublokalet: Status (PH) (Punktet udskudt)
    • Grovkøkken: Afventer (Punktet udskudt)
    • Depoter: Status (Kurt) (Punktet udskudt)
    • Krea-lokalet: Krea-gruppen får lov til selv at male, udsmykke og indrette lokalet.

• Rengøring: Helge er kontaktperson – han taler med gruppen om det. (Punktet udskudt)

• • Digitalt låsesystem: Skal vi have tilbud, så vi kender prisen? (Punktet udskudt)

• Folder ”Retningslinjer for brug af Notmark Gl. Skole”: Status + kontaktliste til brugere af huset + udendørsarealerne skal også medtages. (Punktet udskudt)

• Udeområdet:

• Legepladstilsyn: (PH) taler med kommunen. (Punktet udskudt)

1. • Dræn: (Robert) (Punktet udskudt)
   • INFO-tavler: (Robert) (Punktet udskudt)
   • Bookingsystem: Henrik arbejder på at få både udendørsarealer og omklædningsrum ind under vores bookingsystem. Lige nu kan man ikke bestille de udendørs arealer her, men skal gennem Sønderborg Kommune.

• Aktiviteter og udvalg:

• • Mosteri/bryggegruppe: (PH og Marc) (Punktet udskudt)
  • Borgeres brug af skolen: Skriftlig forespørgsel fra Kasper Quorp Bak. PH melder tilbage, at man ikke må holde private fester på skolen iflg. brugeraftale. Hvis vi skulle det, skal der betaling på som i forsamlingshusene – og vi skal være organiseret efter det. Det er vi ikke. De må gerne bruge de udendørs arealer med både Realdaniahuset og grilhytter.

• Forespørgsel fra hundetræningsvirksomhed: Aja spørger, om hun må bruge vores udendørs arealer til hundetræning. Der skal laves en aftale om en pris, som i Sønderborg generelt er kr. 250,-. Vi skal lave en aftale, som cleares med kommunen. Hanne-Louise taler Kultur og Fritid og derefter med Aja. Vi vil gerne have den indtægt.

• Udsmykning af krea-lokalet: Forespørgsel fra Kreativ Klub og Hobbyklubben er imødekommet (se punktet ”lokaler”). 

• Pris fællesspisninger: Forslag om prisstigning til kr. 65,-/30 for en almindelig aften og kr. 100,-/50,- for en temaaften. Max pris for børnefamilie kr. 150 (almindelig aften) og kr. 250,- (temaaften). Randi giver besked til Majbritt.

• Udviklingsarbejde:

• Udviklingsplan for udeområderne: Friluftszonen og den store plantegning præsenteres.

• Lejeboliger: PH og Michael forsøger at lave møde med politikere (Tage Petersen, Kirsten Bachmann og HansPeter Hollænder) her før påske.
• Masterplan for skolens indvendige lokaler: Køreplan:
  • Inde-udvalget samles og laver en helhedsplan for hele huset (VISION)
  • Der afdækkes, om det kræver tilladelser m.m.
  • PH hjælper med at beskrive planen
  • Vi søger Borgerinitiativ-puljen og LAG om midler til projektudvikling, så der kan laves en professionel masterplan for huset med arkitekttegnede billeder.
  • Masterplanen anvendes til at sælge deletaper rundt om i huset til fondene
• Ny lokalplan for ”De 3 landsbyer”: Hvornår skal vi lave den? (Punktet udskudt)

• Andet:

• Forslag om at Notmark Lokalforening søger penge hjem til en robotstøvsuger/gulvvasker. Vi giver dem grønt lys.
• Opslag til fællesspisning:
  • Meddel til Majbritt, at nu starter proceduren op
  • Majbritt aftaler INFO med Henrik
  • Henrik aftaler med Michael, hvordan der slås op på FB og hjemmesiden
  • Henrik låser vores arrangementer fast i toppen af FB
  • Randi hører forsikring, hvor langt vi kan gå i vores anretterkøkken ved madlavningen til vores Fællesspisninger. Der laves en anvisning ud fra det.
• Veteranbilstræf:
  • Adgang til toiletter + bad + køkken: (til dialog på planlægningsmøde)
    • Omkring rengøring skal der findes frivillige til at gøre rent.
    • Omkring sikkerhed vil fri adgang kræve en døgnvagt.
    • Hvis der ikke er døgnvagt, sætter vi en dør i, så man ikke kan gå op i huset. Dvs. at man ikke har adgang til køkkenet.
    • Vi anbefaler en brugerbetaling (evt. kr. 25,- pr. stand pr. dag), så man har en form for forpligtelse.
    • Vi vil gerne at der laves friture nede i Realdania-huset.

• Ny dato:

Mandag, d. 11. maj, kl. 19 – 21.00